Stort EU-møde blev digitalt med rekordfart

digitale møder møde eu europa corona skype

Viegand Maagøe havde inviteret til EU-stakeholdermøde om energieffektivisering af kølecontainere. Så kom coronakrisen, og på to dage blev et mødelokale i Bruxelles skiftet ud med en digital løsning, og dagsordenen gennemført som planlagt.

Viegand Maagøe arbejder for EU-Kommissionen på et projekt, som handler om at forbedre energieffektiviteten i nye kølecontainere gennem ecodesign-lovkrav.

I starten af marts var der inviteret til stakeholdermøde, hvor containerindustrien og andre interessenter skulle komme med deres input til arbejdet. En hel dag med 20 deltagere fra flere lande i Europa, og der var booket et mødelokale i Bruxelles.

Da coronakrisen kom, måtte Viegand Maagøe rykke hurtigt:

“To dage før vores møde meldte EU-Kommissionen ud, at alle fysiske møder var aflyst. Heldigvis har vi god erfaring med digitale møder, så vi foreslog EU-Kommissionen at holde det digitalt, hvilket de accepterede. Mødet gik over al forventning, og alle deltagerne fik mulighed for at give deres input,” siger Jan Viegand, partner i Viegand Maagøe.

Hele mødet blev afviklet som planlagt, og Jan Viegand ser et klart potentiale i at holde fast i digitale møder, også når coronakrisen er drevet over:

“Vi har mange kunder fordelt over hele Danmark og ganske mange internationale projekter. Digitale møder gør det nemmere at mødes oftere. På den måde kan vi forbedre relationen og sikre fremdrift uden at rejse. Det giver rigtig god mening – i hvert fald for en del af møderne”.

I de seneste tre uger har Viegand Maagøe på samme måde som mange andre virksomheder og det offentlige gennemført en lang række digitale møder og konferencer. Vi forbedrer løbende vores løsninger og hjælper kunderne med at skabe resultater og engagement på en effektiv måde, selvom man lige for tiden ikke kan mødes fysisk.

Jan Viegands 3 gode råd til digitale møder:

  • Få styr på teknikken – der er mange digitale mødeløsninger. Find et system, som passer til jeres behov, og hold fast i det. Lav eventuelt en test inden, eller bed deltagerne om at logge ind 10-15 minutter før mødet, så der er tid til at fikse småproblemer
  • Udpeg en mødeleder uden andre opgaver – især større digitale møder stiller store krav til mødeledelsen. Der er brug for en dedikeret mødeleder, som styrer talerækken og dagsordenen. Det kan være forskellen mellem et godt møde og fuldstændigt kaos
  • Husk, at der er mennesker i den anden ende – brug både lyd og billede, hvis det overhovedet er muligt for at få den bedst mulige kontakt. Slå mikrofonen fra, når du ikke taler, og brug chatfunktion for at bede om ordet.